Artikel und Tickets verkaufen

Veranstalter werden

Um auf Ticket-Bob Veranstalter zu werden, musst Du a) ein Kundenkonto besitzen und b) eine Lizenz erwerben. Diese Lizenz legt fest, welche Möglichkeiten Dir als Veranstalter zur Verfügung stehen. Für die meisten Privatpersonen, die eine Veranstaltung organisieren, wird die kostenlose Gratis-Bob Lizenz ausreichend sein.

Gehe zu Mein Bob und wähle Deine Lizenz aus. Gehe dann zur Kasse, um die Lizenz abzuschließen. Anschließend kannst Du sofort loslegen.

Dein Veranstalterprofil

Dein Profil als Veranstalter erklärt Deinen Kunden, wer Du bist, wie Du erreichbar bist, und legt weitere Einstellungen fest, damit Ticket-Bob Deine Tickets, Artikel und Spenden in Deinem Namen bewerben und für Dich vermitteln kann. Außerdem legst Du fest, in welchen Sprachen Deine Produkte angeboten werden.

Ganz wichtig ist ein Profilfoto. Es sollte mindestens 1200 x 420 Pixel groß sein, damit es auf einigen Bildschirmen nicht zu Artefakten bei der Vergrößerung kommt.

Fertig! Du kannst beginnen, ein Veranstaltung planen.

Eine Veranstaltung planen

Eine Veranstaltung kann sowohl ein Live-Event sein, also ein reales Zusammentreffen von Menschen, von Dir organisiert. Oder es ist eine Online-Konferenz oder auch nur eine Spendenkampagne. In allen Fällen geht es damit los, dass Du auf der Homepage oder Deinem Veranstalterprofil auf die grüne Schaltfläche klickst.

Basisdaten

Hier legst Du den Titel, den Ort und die Zeit Deiner Veranstaltung fest. Außerdem kannst Du die Veranstaltung als Entwurf speichern. Dann wird sie nicht auf Deinem Veranstalterprofil angezeigt. Dies ist auch die Voreinstellung.

Achtung! Einige Lizenzen begrenzen die Anzahl der gleichzeitig aktiven Veranstaltungen. Ist dieses Limit bereits erreicht, dann speichert Ticket-Bob Deine Veranstaltung automatisch als Entwurf, so dass Du keine Eingaben verlierst.

Details

Wenn Du in der blauen Navigationsleiste auf "Details" klickst, kannst Du Deine Veranstaltung näher beschreiben. Erläutere Deinen potenziellen Kunden, worum es genau geht, welche Besonderheiten es gibt und auch, was zu beachten ist, wenn man nach Erwerb eines Tickets doch nicht daran teilnehmen will.

Weiterhn bestimmst Du hier, wann der Check-In bzw. der Einlass für Deine Veranstaltung stattfindet.

Außerdem kannst Du angeben, ob Deine Veranstaltung in einer bestimmten Sprache stattfindet, zum Beispiel nur auf Deutsch oder Englisch.

Webseite

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Deine Veranstaltung auf Ticket-Bob präsentiert werden soll. Zum Beispiel hat Deine Veranstaltung eine eindeutige Adresse im Internet, die Du Deinen Freunden oder Kunden geben kannst. Der Slug ist der Teil in der Webadresse, der auf Deinen Veranstalternamen folgt, etwa https://www.ticket-bob.com/de/mein-veranstalter/mein-erstes-event. Du kannst den Slug auch weglassen. Ticket-Bob generiert ihn dann automatisch für Dich aus dem Titel der Veranstaltung.

Die Sichtbarkeit legt fest, wer die Veranstaltung sehen darf:

• Öffentlich auf allen Seiten bedeutet, dass jeder Besucher von Ticket-Bob die Veranstaltung in der Suche finden und auch ansehen kann.
• Nur auf der Veranstalterseite bedeutet, dass Besucher die Veranstaltung nur sehen und finden können, wenn sie auf Dein Veranstalterprofil gehen.
• Privat bedeutet, dass man nur mit Hilfe der Veranstaltungs-Webadresse auf Deine Veranstaltung kommt. Zufällige Besucher sehen sie nicht.

Du kannst auch ein Passwort angeben, dass Besucher eingeben müssen, wenn sie die Veranstaltungsseite aufrufen möchten. Dieses Passwort kannst Du zusammen mit der Webadresse nur Deinen Freunden oder einem kleinen Kundenkreis geben, damit diese Tickets buchen oder Artikel kaufen können. Besucher ohne Passwort bleiben ausgesperrt.

Außerdem kannst Du noch eine Kontakt-Email angeben, mit der man Dich als Veranstalter kontaktieren soll. Voreingestellt ist die Adresse aus Deinem Kundenkonto.

Kundenangaben

Dieser Teil hat derzeit noch keine Auswirkung auf Deine Veranstaltung.

Artikel und Tickets verkaufen

In diesem Abschnitt lernst Du, wie man Artikel und Ticketarten für eine Veranstaltung anlegt, um diese an Kunden zu verkaufen oder zu verteilen. Wichtig: Ticket-Bob bietet Dir die Möglichkeit, diese Artikel und Tickets zu verkaufen oder aber auch kostenlos zu verteilen. Transaktionsgebühren fallen für Dich als Veranstalter nur an, wenn Kunden eine Zahlung durchführen müssen.

Artikel und Tickets besitzen sehr viele gemeinsame Eigenschaften: sie haben eine Beschreibung, haben Bilder und zum Beispiel einen bestimmten Verkaufszeitraum, währenddessen sie angeboten werden. Außerdem legst Du als Veranstalter fest, wieviele Artikel und Tickets Du zur Verfügung hast. Doch es gibt auch Unterschiede:

Tickets

Tickets sind der Normalfall, um Eintritt zu Veranstaltungen zu gewährleisten. Kunden erwerben ihre Tickets auf Ticket-Bob, bekommen diese elektronisch zugestellt, und Du kontrollierst am Eingang mit Hilfe des Check-In Tools, ob die präsentierten Tickets für Deine Veranstaltung gültig sind. Mehr zum Check-In später. Das heißt, dass Tickets nur elektronisch zugestellt werden. Versand oder Abholung gibt es hier nicht. Stattdessen werden die Tickets als PDF per E-Mail versendet oder können als elektronisches Ticket im Wallet des Smartphones gespeichert werden.

Für Online-Veranstaltungen werden keine Tickets ausgestellt. Die Informationen über den Zugang musst Du als Veranstalter selbständig an Deine Teilnehmer versenden. Dazu gibt es eine eigene E-Mail-Funktion im Bestellcenter Deiner Veranstaltung.

Artikel

Artikel sind in der Regel physische Produkte, die per Post versandt werden oder durch Kunden abgeholt werden müssen.

Für den Versand musst Du prüfen, in welche Länder Du versenden kannst oder möchtest und die Versandkosten eingeben. Derzeit unterstützt Ticket-Bob nur den Versand innerhalb Europas. Versandkosten sind stets pro Stück anzugeben. Dabei kannst Du Rabattstaffeln anlegen, also etwa 1-3 Stück kosten 1 € Versand (pro Stück), ab 4 Stück kostet es 0,50 € (pro Stück).

Wenn Du Abholung anbieten möchtest, musst Du vorher noch Abholorte für Dein Veranstalterprofil definieren. Du kannst beliebig viele solcher Abholorte anlegen und pro Artikel wählen, an welchen Abholorten dieser zur Verfügung steht. Außerdem kannst Du eine ausführliche Beschreibung pro Abholort hinterlegen, die Deinen Kunden angezeigt wird.

Sonderfall Spenden

Ticket-Bob wurde auch entwickelt, um Spenden einzusammeln. Kunden können bei dieser Produktart selbst entscheiden, wieviel sie spenden möchten. Du kannst Spenden auch mit Artikeln zum Kauf verbinden. Viele gemeinnützige Organisationen bieten kleine Artikel an, bei denen Kunden angeben können, wieviel sie zusätzlich spenden möchten.

Es spielt keine Rolle, ob Du als gemeinnützige Organisation auftrittst oder als Privatperson. Wenn Du als gemeinnützige Organisation registriert bist, dann kann Ticket-Bob die notwendigen Spendenbescheinigungen für Dich ausstellen und die Mehrwertsteuer entsprechend ausweisen. Bitte kontaktiere uns über die Support-Email, um diese Features für Dich freizuschalten. Ansonsten sind Spendenaktionen durch Deine Lizenz kaum eingeschränkt. Ticket-Bob wurde ursprünglich entwickelt, um während der Corona-Zeit im Lockdown privaten Vereinigungen die Möglichkeiten zu geben, auch online Spenden sammeln zu können, ohne unnötig viele Kosten dabei zu haben.

Verfügbarkeiten und Wartelisten

Für jeden Artikel und alle Tickets kannst Du eingeben, wieviel Du vorrätig hast. Ticket-Bob zählt automatisch mit, wieviel Artikel und Tickets noch vorrätig sind und stellt den Verkauf ein, wenn alles verkauft wurde. Erst wenn Du die Anzahl manuell aufstockst, startet der Verkauf wieder. Diese Vorgehensweise ist auch der Normalfall.

Es gibt jedoch besondere Umstände, bei denen Du nur eine Reservierung oder Registrierung durch Deine Kunden wünschst. Das kann zum Beispiel sein, wenn Du eine sehr begrenzte Anzahl an Tickets oder Produkten hast, aber eine sehr große Anzahl von Interessenten. Du möchtest nicht nach dem Prinzip "First Come First Serve" verkaufen, sondern selbst auswählen, wer den Zuschlag erhält. Zu diesem Zweck wurde die Warteliste geschaffen. Für das entsprechende Produkt bzw. Ticket schaltest Du die "manuelle Bestellbestätigung" ein und aktivierst damit automatisch eine Warteliste. Kunden können nun ihr Interesse an Deiner Veranstaltung oder Deinem Produkt anmelden und müssen noch keine Zahlung leisten. Im Bestellcenter entscheidest Du nun selbst, welche Bestellungen Du bestätigst und welche Bestellungen Du stornierst. Ticket-Bob unterstützt Dich dabei mit einer besonderen Funktion: die zufällige Auswahl. Du kannst aber auch nach anderen Kriterien auswählen. Sobald Du die Kunden auf der Warteliste bestätigt hast, erhalten diese eine Rechnung und eine Zahlungsaufforderung.

Wartelisten können aber auch auf eine andere Art entstehen. Nämlich wenn Du die Möglichkeit hast, Deine Artikel nachzuproduzieren. Nach dem Ausverkauf eines Artikels kann Ticket-Bob die Warteliste automatisch aktivieren und weitere Bestellungen annehmen, bis eine bestimmte Obergrenze erreicht ist. Die Bearbeitung dieser Warteliste geschieht auf die gleiche Art und Weise, wie oben beschrieben.

Wartelisten können bei Veranstaltungen auch dazu dienen, Tickets zu vergeben, wenn vorherig bestätigte Teilnehmer absagen und Du Nachrücker benötigst.

Bitte beachte, dass Spenden, die Du an Artikel geknüpft hast, nur dann eingesammelt werden, wenn die Artikel selbst bestätigt wurden. Solange der Artikel auf der Warteliste steht, hat der Kunde auch keine Spende eingezahlt. Daher empfiehlt es sich immer, zusätzlich zu Artikeln auch reine Spenden anzubieten.

Artikelvarianten

Artikel, Tickets und Spenden können in verschiedenen, sogenannten Varianten angeboten werden. Dies ist nützlich zum Beispiel, wenn Du einen Artikel in verschiedenen Größen oder Farben anbietest. Oder wenn Du verschiedene Pakete anbieten möchtest. Deiner Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Ticket-Bob bietet dem Kunden dann beim Einkauf eine einfache Auswahl an, welche Farbe oder Größe er kaufen möchte.

Im Hintergund erzeugst Du dabei einfach ein Produkt je Variante und machst alle Angaben, die Du auch bei einfachen Artikeln machen würdest. Das Variantenschema beschreibt dabei, nach welchen Kriterien Du diese Varianten einteilst. Im obigen Beispiel legst Du im Variantenschema fest, dass es eine Größenangabe und eine Farbauswahl geben wird. Praktisch gehst Du wie folgt vor:

1. Erzeuge ein einfaches Produkt, mit einer Variante, z.B. T-Shirt in XL und weiß.
2. Im Kontextmenü des Produkts erzeuge nun das Variantenschema mit Größe und Farbe.
3. Bearbeite nun das erste Produkt erneut und ergänze die Angaben zur Variante, also XL und weiß.
4. Erzeuge neue Varianten nun im Kontextmenü des Produkts. Dabei werden alle Angaben des Produkts automatisch in die Variante übernommen und Du kannst es beliebig ändern.

Bei der Erzeugung von Produktvarianten ist es wichtig, dass die Eigenschaften des Schemas immer gleich bezeichnet werden (auch mehrsprachig). Das heißt, dass Du immer "weiß" angeben musst und nicht manchmal "weiss". Ticket-Bob vergleicht diese Angaben sehr exakt, um die Auswahl für Kunden anzuzeigen.

Bilder hochladen

Egal, ob Du das Bild Deines Veranstalterprofils, einer speziellen Veranstaltung oder das eines Artikels oder Tickets hochladen oder ändern möchtest: Du findest die Möglichkeit immer im Kontextmenü und nicht im Bearbeitungsmodus. Derzeit müssen alle Bilder eine bestimmte Größe haben:

• Veranstalterbilder: 1200px x 420px
• Veranstaltungsbilder: 400px x 400px
• Produktbilder: 400px x 400px

Beim Hochladen werden Deine Bilder automatisch skaliert und beschnitten. Du kannst dann noch den Bildausschnitt festlegen, aber die Skalierung kannst Du derzeit nicht ändern. Daher empfiehlt es sich, Deine Bilder vorher in einem entsprechenden Bearbeitungsprogramm vorher auf die richtige Größe zu beschneiden. So erzielst Du das optimale Ergebnis.

Produktkatalog

All Deine Tickets, Artikel und Spenden - kurz Produkte - kannst Du im Produktkatalog einsehen, bearbeiten oder neu erzeugen. Dabei stehen Dir all die Möglichkeiten zur Verfügung, die oben bereits erwähnt wurden:

• Produkte erzeugen, bearbeiten und löschen
• Bilder hochladen
• Variantenschemas erzeugen und bearbeiten
• Varianten erzeugen und bearbeiten

Bitte beachte, dass Du Produkte nur löschen kannst, wenn es keine (aktiven) Bestellungen zu diesem Produkt gibt. Um ein Produkt aus dem Verkauf zu nehmen, ist es in der Regel besser, den Verkaufszeitraum anzupassen.

Das Bestellcenter

Das Bestellcenter dient dazu, die eingegangenen Bestellungen zu kontrollieren und zu bearbeiten. Eine Filterleiste und ein Suchfeld ermöglichen Dir, die Anzahl der angezeigten Bestellungen zu begrenzen oder einzelne Bestellungen schneller zu finden. Wir empfehlen Dir, das Bestellcenter nicht auf kleinen, mobilen Displays zu benutzen.

Warteliste bearbeiten

Du kannst Bestellungen auf der Warteliste bearbeiten, indem Du die zu bestätigenden Artikel auswählst und am Ende der Tabelle die entsprechende Aktion aus dem Kontextmenü anklickst. Du kannst eine Auswahl aber auch durch Ticket-Bob nach Zufall vornehmen lassen. Eine spezielle Option gestattet Dir dabei, mehrere Positionen einer Kundenbestellung zusammen auszuwählen. Das erlaubt Dir, alle Positionen dieses Kunden zu bestätigen oder eben keine.

Labels vergeben

Du hast die Möglichkeit, Bestellungen mit eigenen Labeln zu markieren. Das sind Wörter, die Dir dabei helfen, diese Bestellungen zu klassifizieren. So kannst Du zum Beispiel den Namen eines Deiner Mitarbeiter als Label eintragen, damit er diese Bestellung schneller findet oder bearbeitet. Oder Du markierst einzelne Bestellungen, um sie priorisiert abzuarbeiten. Das Suchfeld am Anfang der Seite gestattet es Dir, Bestellungen mit Labels aufzulisten.

Die Labels sind nur für Dich sichtbar. Kunden sehen diese Labels nicht.

Dokumente versenden

Du kannst Dokumente wie Bestell-, Versand- oder Abholinformationen, Rechnungen und Spendenbestätigungen für einzelne oder mehrere Bestellungen versenden - wahlweise an Dich persönlich (Voreinstellung) oder auch an den Kunden. Wähle dazu einfach die entsprechende Aktion aus.

Ticket-Bob versendet die Dokumente an Deine Kunden aber im Bestellprozess bereits automatisch.

Bestellstatus ändern

Schließlich kannst Du den Bestellstatus verändern, zum Beispiel um Bestellungen zu bestätigen, zu versenden oder auch zu stornieren. Hast Du einen Fehler gemacht, lässt sich diese Änderung oft auch zurücknehmen. Ticket-Bob informiert Deine Kunden über die Änderung erst mit einiger Verzögerung.

Bestellungen exportieren

Alle angezeigten Bestellungen, die Du durch Suche oder Filter gefunden hast, können in eine Excel-Datei exportiert werden. Damit hast Du die Möglichkeit, diese Bestellungen offline weiterzuverfolgen, Information und Statistiken zu generieren oder einfach nur zu archivieren. Die Excel-Datei enthält alle Informationen, die zu Bestellungen notwendig sind. Bitte beachte, dass dabei Vorschriften aus der DSGVO anzuwenden sind. Du solltest also nur vorsichtig von dieser Möglichkeit Gebrauch machen.

Abholcenter

Das Abholcenter dient Dir und Deinen Mitarbeitern dazu, die Abholungen einfach und schnell abzuwickeln. Bei Aufruf wirst Du aufgefordert, die entsprechende Abholstation auszuwählen, mit der Du arbeiten möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, Bestellungen für die Abholung bereitzustellen oder die Ausgabe der Bestellung zu erfassen.

Abholungen bereitstellen

Nachdem ein Kunde seine Bestellung bezahlt hat, musst Du die entsprechende Bestellung zur Abholung bereitstellen. Unter "Abholungen vorbereiten" findest Du alle Bestellungen, die noch vorzubereiten sind. Sobald Du die Bereitstellung bestätigst, erhält Dein Kunde eine E-Mail mit einem Abholcode.

Abholung vornehmen

Den Abholcode legt der Kunde bei Dir vor. Gib ihn im Abholcenter ein. Sofern die Abholung nicht bereits erfolgt ist, wird Dir die Bestellung und der Inhalt angezeigt. Quittiere die Abholung und gib die Artikel an den Kunden heraus. Fertig!

Abrechnung und Auszahlungen

Für alle Deine Bestellungen nimmt Ticket-Bob mithilfe von Dienstleistern die Zahlung vor. Auf diese Weise stehen Dir stets immer aktuelle Zahlungsmethoden zur Verfügung und Du musst Dich nicht mit technischen Details beschäftigen. Nachdem die Zahlungen vorgenommen wurden und bei Ticket-Bob eintreffen, werden sie einmal monatlich an Dich ausgezahlt. Für diese Dienstleistung erhebt Ticket-Bob Gebühren, die sowohl die Kosten der Zahlungsdienstleister als auch den Service durch Ticket-Bob abdecken. Daher sind die Auszahlungen an Dich um diese Transaktionsgebühren reduziert und entsprechen nicht der vollen Bestellsumme.

Transparenz darüber erhältst Du unter "Auszahlungen". Dort siehst Du alle vergangenen und aktuellen Auszahlungen an Dich und kannst Dir die Details dazu anzeigen lassen. Sobald eine Auszahlung abgerechnet wird, erhältst Du eine entsprechende Rechnung per E-Mail, die Deine Einnahmen und Transaktionsgebühren pro Bestellung aufführt.